Anleitung: GeneralSync mit Microsoft Outlook verwenden

Die hier gezeigten Screenshots wurden auf einem englischsprachigen Gerät angefertigt. GeneralSync ist vollständig auf Deutsch erhältlich.

Diese Anleitung erläutert die Verwendung des offiziellen GeneralSync-Add-ins für Outlook:

1. Add-in installieren
2. Verwendung von Kalendern
3. Verwendung von Adressbüchern
4. Umgang mit Konflikten

Beachten Sie, dass diese Anleitung als Nachschlagewerk konzipiert wurde. Um GeneralSync zu verwenden, muss sie nicht notwendigerweise vollständig gelesen werden. Sofern Sie noch nicht mit Microsoft Outlook vertraut sind, kann Ihnen gegebenenfalls auch die offizielle Supportplattform von Microsoft weiterhelfen. Funktionen, die von GeneralSync nicht beeinflusst werden, werden in dieser Anleitung nicht näher beschrieben.

Add-in installieren

Im Rahmen der Einrichtung von GeneralSync für PC wird Ihnen die Installation des Add-ins angeboten, sofern eine kompatible Version von Outlook gefunden wurde. Mit Ihrer Zustimmung wird das Add-in dann automatisch installiert und kann nach dem nächsten Neustart von Outlook verwendet werden.

Wenn Sie die Installation des Add-ins während der Einrichtung von GeneralSync für PC nicht durchgeführt haben, können Sie die Installation alternativ manuell vornehmen:

1. Laden Sie die aktuellste Version des Add-ins für Ihre Version von Outlook herunter (Lizenzbedingungen):
   • 32-bit (Outlook 2013-2016)
     Wenn Sie Outlook bis einschließlich Version 2016 mit den Standardeinstellungen installiert haben, benötigen Sie diese Version des Add-ins. Auf sehr alten Computern oder bei manueller Installation der 32-bit-Version benötigen Sie diese Version auch für Outlook 2019.
   • 64-bit (Outlook 2019)
     Wenn Sie Outlook 2019 mit den Standardeinstellungen installiert haben, benötigen Sie in aller Regel diese Version des Add-ins. Bei manueller Installation der 64-bit-Version benötigen Sie diese Version auch für ältere Versionen von Outlook.
2. Führen Sie die heruntergeladene Datei aus, z.B. mit einem Doppelklick.
3. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.
4. Nach der Installation muss Outlook ggf. neu gestartet werden, damit das Add-in geladen wird.

Verwendung von Kalendern

GeneralSync-Kalender werden automatisch in Outlook angezeigt, und können z.B. in der Ansicht Kalender über die Seitenleiste erreicht werden. Alle GeneralSync-Inhalte finden Sie zudem in der Ansicht Ordner unter GeneralSync.

GeneralSync-Kalender erstellen oder entfernen

Kalender können über das GeneralSync-Kontrollzentrum angelegt und entfernt werden. Innerhalb von Outlook ist das Anlegen oder Entfernen neuer Kalender derzeit nicht vorgesehen.

Bestehende Termine importieren

Einzelne Termine können in Outlook z.B. via durch Klicken und Ziehen mit dem Mauszeiger zwischen verschiedenen Kalendern verschoben werden.

Um alle Termine eines bestehenden Kalenders in einen GeneralSync-Kalender zu übertragen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie den Kalender, aus dem importiert werden soll.
2. Wechseln Sie in die Listenansicht (oben im Reiter Ansicht auf die Schaltfläche Ansicht ändern klicken, dann Liste aus dem Menü wählen).
3. Markieren Sie alle Termine (z.B. mit der Tastenkombination STRG+A).
4. Rechts-klicken Sie auf einen beliebigen Termin, und wählen Sie im Kontextmenü Verschieben | In Ordner kopieren....
   Wenn die Termine im bestehenden Kalender gelöscht werden sollen, können Sie stattdessen auch Verschieben | In anderen Ordner... wählen.
5. Wählen Sie im folgenden Dialog den GeneralSync-Kalender aus, in den die Termine importiert werden sollen und bestätigen Sie den Vorgang mit OK.

Verwendung von Adressbüchern

GeneralSync-Adressbücher werden automatisch in Outlook angezeigt, und können z.B. in der Ansicht Personen über die Seitenleiste erreicht werden. Alle GeneralSync-Inhalte finden Sie zudem in der Ansicht Ordner unter GeneralSync.

GeneralSync-Adressbücher erstellen oder entfernen

Adressbücher können über das GeneralSync-Kontrollzentrum angelegt und entfernt werden. Innerhalb von Outlook ist das Anlegen oder Entfernen neuer Adressbücher derzeit nicht vorgesehen.

Bestehende Kontakte importieren

Einzelne Kontakte können in Outlook z.B. via Drag-and-Drop zwischen verschiedenen Adressbüchern übertragen werden.

Um alle Kontakte eines bestehenden Adressbuches in eine GeneralSync-Adressbuch zu übertragen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie das Adressbuch, aus dem importiert werden soll.
2. Markieren Sie alle Kontakte (z.B. mit der Tastenkombination STRG+A).
3. Rechts-klicken Sie auf einen beliebigen Kontakt, und wählen Sie im Kontextmenü Verschieben | In Ordner kopieren....
   Wenn die Kontakte im bestehenden Adressbuch gelöscht werden sollen, können Sie stattdessen auch Verschieben | In anderen Ordner... wählen.
4. Wählen Sie im folgenden Dialog das GeneralSync-Adressbuch aus, in das die Kontakte importiert werden sollen und bestätigen Sie den Vorgang mit OK.

Umgang mit Konflikten

Outlook unterstützt die Behandlung von Synchronisationskonflikten. Wenn für einen Eintrag kollidierende Änderungen festgestellt wurden, zeigt Outlook zunächst die zeitlich aktuellste Änderung an. Wenn Sie einen solchen Eintrag öffnen, öffnet sich das Fenster zur Konfliktbehandlung:

In der Liste unten können alle kollidierenden Versionen eingesehen werden, mit den Schaltflächen darüber können Sie entweder die aktuell markierte Version übernehmen oder alle verfügbaren Versionen speichern.

Beachten Sie, dass bei der Übernahme mehrerer Versionen der gleiche Eintrag in Zukunft auf allen Geräten mehrmals angezeigt wird. In der Regel ist es daher sinnvoller, eine einzelne Version auszuwählen.

Hinweis: die Ansicht Personen für Adressbücher in Outlook unterstützt erst ab Outlook 2019 das Öffnen der Konflikt-Ansicht. In früheren Versionen muss auf anderen Ansichten ausgewichen werden, um Konflikte aufzulösen. Ab Outlook 2019 gibt es dafür Probleme bei der Darstellung von Konflikten in Kalendern: das Markieren eines Termins mit einem Konflikt kann in der Kalender-Ansicht zu Fehlermeldungen führen.

Vielen Dank für Ihre Verwendung von GeneralSync!

Sollten Sie Rückfragen oder Verbesserungsvorschläge bezüglich dieser Anleitung oder GeneralSync im Allgemeinen haben, freuen wir uns über Ihre Rückmeldung – kontaktieren Sie uns!

Nutzung des Screenshots mit Genehmigung von Microsoft.